• Isikuandmete kaitse seadus
• Isikuandmete kaitse üldmäärus
• Avaliku teabe seadus
• Andmekaitse Inspektsioon (AKI)  

Isikuandmed ja eraelu kaitse

Isikuandmed on kõik andmed, mis kasvõi kaudseltki on inimesega seostatavad ning võimaldavad teda tuvastada (näiteks nimi, aadressandmed, tervislik seisund, teave varandusliku seisukorra kohta jne).

Isikuandmeid jagatakse:
• tavalised isikuandmed (nt nimi, isikukood, asukohateave, füüsilised, füsioloogilised, geneetilised, vaimsed, majanduslikud, kultuurilised tunnused jms) 
• eriliiki (tundlikud) isikuandmed (terviseandmed, rass, etniline päritolu, usulised või filosoofilised veendumused jms) 
• tundlikeks loetakse ka andmed, mille avaldamisega võib kaasneda oht privaatsusele, elule, tervisele, varaline ja mainekahju jms (nt andmed pankades, digitaalsed tuvastusandmed, sotsiaalabi saamine, sideandmed jne)

Igal inimesel on õigus eraelu puutumatusele ning isikuandmete avaldamine põhineb eelkõige tema enda vabal tahtel. Isikuandmete kogumine ja töötlemine võib toimuda õigusliku aluse olemasolul. Eriliiki andmete töötlemine on lubatud vaid teatud juhtudel.

Loe lähemalt:
• Isikuandmed ja töötlemine (AKI)
• Isikuandmete kaitse (AKI)
• Tundlikud andmed (Euroopa Komisjon)

Tundlikke isikuandmeid sisaldavate dokumentide krüpteerimine
• Pärnu linnavalitsusele elektrooniliselt edastatavad dokumendid (failid), mis sisaldavad tundlikke isikuandmeid, soovitame eelnevalt krüpteerida, st muuta neis sisalduv info võõrastele loetamatuks. 
• Saaja sertifikaat on "Pärnu Linnavalitsus"
• Lisainfo id.ee vebilehel: Mis on krüpteerimine? ja Kuidas saan krüpteerida dokumente nende turvaliseks edastamiseks?

Isikuandmete töötlemine Pärnu linnavalitsuses

1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis
Pärnu Linnavalitsus ja Pärnu Linnavolikogu töötlevad isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse. Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks oleme kasutusele võtnud nii organisatsioonilised, füüsilised kui ka infotehnilised turvameetmed (isikuandmete kaitse seaduse § 25).

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Dokumente säilitatakse Pärnu Linnavalitsuses vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

2. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Pärnu Linnavalitsuse digitaalses dokumendiregistris.

Avaliku teabe seadusest (§12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks on asutus või juriidiline isik, on avalikus vaates näha asutuse/juriidilise isiku nimi ning ka dokumendi allkirjastaja nimi.

Elektrooniliselt või paberkandjal saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on avaliku teabe seaduse § 12 lõike 41 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Isikuandmete aktiivseks avalikustamiseks peab eksisteerima seadusest tulenev selgesõnaline volitus. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatakse teave, mis sisaldab eraelulisi või delikaatseid isikuandmeid.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Pärnu Linnavolikogu ja Pärnu Linnavalitsuse õigusaktid (otsused, määrused ja korraldused) ning istungite ja komisjonide koosolekute protokollid on igaühele kättesaadavad. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu on asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:
1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avalikustamisele Riigi Teatajas.

3. Kandideerimine Pärnu Linnavalitsuse töö- või ametikohale. Muud konkursid
Värbamise ja valiku protsessis laekunud dokumendid registreerib personalitöötaja dokumendihaldussüsteemis vastavalt Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskorrale. Värbamise ja valiku käigus kandidaatide esitatud dokumente ja muid valiku- ja värbamisprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse 3 aastat valiku lõppotsuse tegemisest.

Konkursil osalejate andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale. Kandideerija dokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga. Ei avalikustata ka teavet inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi tööle võtmise või ametisse nimetamise kohta on avalik.

4. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Need andmed on isiku eraelu puudutav teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute juhud sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).

Linnavalitsus väljastab vaatamata juurdepääsupiirangule dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui linnavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui linnavalitsusele saadetud või linnavalitsuse väljastatud kirjaga soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), otsustatakse teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Alati kaetakse väljastatavas dokumendis kinni kirja saaja/saatja kontaktandmed (aadress, e- posti aadress, telefoninumber).

Linnavalitsus avaldab isikuandmeid oma töös ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, so asja lahendamiseks hädavajalikus mahus. Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 2 ja 3 alusel võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel tutvuda toimiku ja dokumentidega ametiasutuses ametiisiku juuresolekul.

Eriseadustest tulenevalt on linnavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusealune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab linnavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikus ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (va korruptsioonivastase seaduse § 6 lõike 2 alusel korruptsioonijuhtimist teatamisel ning lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel). Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

Linnavalitsus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Süsteemi kasutatakse ka andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteem on kinnine ning sinna saab siseneda üksnes isikutunnistusega (ID kaart). Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel.

5. Õigus tutvuda enda andmetega
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on igaühel õigus tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Andmesubjektil on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist. Andmete väljastamise eest paberkandjal võib isikuandmete töötleja alates 21. leheküljest nõuda tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Linnavalitsus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:
1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
2) takistada kuriteo või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riigiportaali eesti.ee (rubriik „Kodanikule") kaudu saab igaüks vaadata enda andmeid enamikes riiklikes andmekogudes. Sisselogimisel toimub isiku tuvastamine (vajalik ID kaart).
Kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.